Wann bin ich betroffen?

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E-Mail-Archivierung – Wann bin ich von der Pflicht betroffen?

Angebote, Rechnungen etc. versenden Unternehmen in der heutigen Zeit üblicherweise per E-Mail. Damit übernehmen E-Mails die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs und sind entsprechend GoBD aufbewahrungspflichtig.

Die E-Mail ist ein originär elektronisches Dokument, das elektronisch Eingang ins Unternehmen finden.

Aus den beiden Punkten „Handels- bzw. Geschäftsbrief“ und elektronisches Dokument ergibt sich die Pflicht, E-Mails ausschließlich elektronisch aufzubewahren.

Ausnahme: Dient die E-Mail als reines Transportmittel für eine elektronische Datei (wie z.B. Rechnung) und beinhaltet keine weiteren steuerrelevanten Informationen, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Die E-Mail dient in diesen Fällen wie ein Umschlag. Die angehängte Datei unterliegt dann der Pflicht zur elektronischen Archivierung.