Mehr als Rechtssicherheit – 8 Gründe

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E-Mail-Archivierung – Mehr als Rechtssicherheit – 8 Gründe

1. Erfüllen Sie rechtliche Vorschriften

Nicht nur Verträge in Papierform und Daten auf Ihrem Server sind geschäftskritische und unternehmensrelevante Informationen. Der Gesetzgeber zählt dazu auch die E-Mails. Sie sind verpflichtet, diese nach rechtlichen Vorschriften, vollständig und über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren.

2. Steigern Sie Ihre Produktivität durch eine schnellere Suchfunktion

Ein stetiges E-Mail-Aufkommen beeinträchtigt Ihre Performance und verlangsamt Suchzugriffe. E-Mails gehören zu den wichtigsten Wissensträgern im Unternehmen. Sie steuern zu großen Teilen die interne und externe Kommunikation und sind maßgeblicher Bestandteil relevanter Prozesse in Ihrem Unternehmen.

3. Erhöhen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Informationen

Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit einer E-Mail-Archivierung führen Sie alle E-Mails im Unternehmen zentral an einem Ort zusammen.


4. Schützen Sie sich vor Datenverlust

E-Mails beinhalten oftmals Informationen, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind. Der Zugang zu Mailkonten ist für jeden Ihrer Mitarbeiter keine große Herausforderung. Ebenso wenig das Löschen mit nur einem Mausklick. Ob vorsätzlich, aus Versehen oder durch technische Probleme spielt hierbei keine Rolle. Gelöscht ist gelöscht. Ihr Unternehmen verliert auf diese Weise täglich wertvolle Informationen. Die Archivierung von E-Mails ist ein virtueller Safe, der Sie vor dem Datenverlust schützt.

5. Vereinfachen Sie Backup & Restore

Backups und aufwändige Restores werden durch die Archivierung von E-Mails vereinfacht. Mit nur einem Mausklick stellen Sie alte E-Mails wieder her.

6. Schaffen Sie Postfachbegrenzungen ab

Mit Hilfe der E-Mail-Archivierung werden Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien überflüssig. Nutzen Sie die frei gewordenen Kapazitäten auf Ihrem Server und steigern Sie somit die Effizienz Ihrer Prozesse.

7. Reduzieren Sie den Speicherbedarf um bis zu 70 Prozent

Steigendes E-Mail-Volumen benötigt Speicherkapazität. Mit der Archivierung von E-Mails wird Ihre Speicher über Single Instance Storage reduziert. So stehen Ihnen notwendige Server- und Storage-Ressourcen wieder zur Verfügung.

8. Senken Sie Ihre IT Kosten

Entlasten Sie Ihre IT. Die Archivierung von E-Mails als Managed Service erspart Ihnen hohe Investitionskosten. Sie brauchen weder neue Hardware anschaffen, noch teure Software lizensieren. Durch monatliche und nutzungsabhängige Kosten behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben. Denn Sie zahlen ausschließlich für die Anzahl der angelegten Mitarbeiter mit eigenem Benutzerarchiv im Abrechnungsmonat.