E-Mail Archivierung

Rechtssicher. Einfach. Schnell. - Managed Service mit den Pallas-Experten

Jährlich versenden wir in Deutschland 732,2 Milliarden E-Mails. Trotz alternativer Kommunikationswege und dem Vormarsch von Collaboration-Plattformen verzeichnet die E-Mail damit ein Wachstum von jährlich 17%. Darin enthaltene Informationen und Wissen sind für viele Unternehmen durch die dezentrale Ablage nicht nutzbar.

Studien zeigen, dass 94,1% der deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und somit der Archivierungspflicht unterliegen. Für die Unternehmen ist die E-Mail damit eine organisatorische und technische Herausforderung. Gepaart mit den rechtlichen Aspekten gibt es keine Alternative zur E-Mail-Archivierung.

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E-Mail-Archivierung und DSGVO auf einem Blick [234 KB]

Das muss die Basis ihrer E-Mail-Archivierung sein:

Rechtliche Hintergründe

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesfinanzministerium dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltungen an IT-geschützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültige BoBS und die GDPdU ab.

Wann bin ich von der Pflicht betroffen?

Angebote, Rechnungen etc. versenden Unternehmen in der heutigen Zeit üblicherweise per E-Mail. Damit übernehmen E-Mails die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs und sind entsprechend GoBD aufbewahrungspflichtig.

Die E-Mail ist ein originär elektronisches Dokument, das elektronisch Eingang ins Unternehmen finden.

Aus den beiden Punkten „Handels- bzw. Geschäftsbrief“ und elektronisches Dokument ergibt sich die Pflicht, E-Mails ausschließlich elektronisch aufzubewahren.

Ausnahme: Dient die E-Mail als reines Transportmittel für eine elektronische Datei (wie z.B. Rechnung) und beinhaltet keine weiteren steuerrelevanten Informationen, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Die E-Mail dient in diesen Fällen wie ein Umschlag. Die angehängte Datei unterliegt dann der Pflicht zur elektronischen Archivierung.

Ein Blick auf die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Das Inkrafttreten der DSGVO am 25.05.2018 stellt zusätzliche Anforderungen an den Datenschutz und den Umgang mit personenbezogenen Daten. MailStore hat dies in einem Whitepaper für Sie zusammengestellt. Hier gelangen Sie zum Download.

Mehr als Rechtssicherheit – 8 Gründe

  1. Erfüllen Sie rechtliche Vorschriften
    Nicht nur Verträge in Papierform und Daten auf Ihrem Server sind geschäftskritische und unternehmensrelevante Informationen. Der Gesetzgeber zählt dazu auch die E-Mails. Sie sind verpflichtet, diese nach rechtlichen Vorschriften, vollständig und über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren.
  2. Steigern Sie Ihre Produktivität durch eine schnellere Suchfunktion
    Ein stetiges E-Mail-Aufkommen beeinträchtigt Ihre Performance und verlangsamt Suchzugriffe. E-Mails gehören zu den wichtigsten Wissensträgern im Unternehmen. Sie steuern zu großen Teilen die interne und externe Kommunikation und sind maßgeblicher Bestandteil relevanter Prozesse in Ihrem Unternehmen.
  3. Erhöhen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Informationen
    Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit einer E-Mail-Archivierung führen Sie alle E-Mails im Unternehmen zentral an einem Ort zusammen.
  4. Schützen Sie sich vor Datenverlust
    E-Mails beinhalten oftmals Informationen, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind. Der Zugang zu Mailkonten ist für jeden Ihrer Mitarbeiter keine große Herausforderung. Ebenso wenig das Löschen mit nur einem Mausklick. Ob vorsätzlich, aus Versehen oder durch technische Probleme spielt hierbei keine Rolle. Gelöscht ist gelöscht. Ihr Unternehmen verliert auf diese Weise täglich wertvolle Informationen. Die Archivierung von E-Mails ist ein virtueller Safe, der Sie vor dem Datenverlust schützt.
  5. Vereinfachen Sie Backup & Restore
    Backups und aufwändige Restores werden durch die Archivierung von E-Mails vereinfacht. Mit nur einem Mausklick stellen Sie alte E-Mails wieder her.
  6. Schaffen Sie Postfachbegrenzungen ab
    Mit Hilfe der E-Mail-Archivierung werden Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien überflüssig. Nutzen Sie die frei gewordenen Kapazitäten auf Ihrem Server und steigern Sie somit die Effizienz Ihrer Prozesse.
  7. Reduzieren Sie den Speicherbedarf um bis zu 70 Prozent
    Steigendes E-Mail-Volumen benötigt Speicherkapazität. Mit der Archivierung von E-Mails wird Ihre Speicher über Single Instance Storage reduziert. So stehen Ihnen notwendige Server- und Storage-Ressourcen wieder zur Verfügung.
  8. Senken Sie Ihre IT Kosten
    Entlasten Sie Ihre IT. Die Archivierung von E-Mails als Managed Service erspart Ihnen hohe Investitionskosten. Sie brauchen weder neue Hardware anschaffen, noch teure Software lizensieren. Durch monatliche und nutzungsabhängige Kosten behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben. Denn Sie zahlen ausschließlich für die Anzahl der angelegten Mitarbeiter mit eigenem Benutzerarchiv im Abrechnungsmonat.

Wir haben ihre sichere Lösung

Mit der E-Mail-Archivierung von Pallas als Managed Service Provider minimieren Sie Ihre Ausgaben und steigern gleichzeitig Ihre Performance. Unsere Lösung steht Ihnen nach einem kurzen Einrichtungsprozess sofort zur Verfügung. Geben Sie die Archivierung Ihrer E-Mails in unsere Hände. Wir übernehmen fortan den Betrieb und die Wartung der Services. So gewinnen Sie Zeit, um sich auf Ihre Kompetenzen zu konzentrieren.

Der vertrauensvolle Umgang mit Ihren Daten ist oberstes Gebot. Ihre sensiblen Unternehmensinformationen werden separat archiviert. Zwar sind wir für die Administration Ihres E-Mailarchivs zuständig, doch haben wir keinen direkten Zugriff auf Ihre Daten. Die Datenhoheit liegt weiterhin in Ihren Händen. Durch eine Integration in Microsoft Outlook, Web Access oder über mobile Anwendungen ist der Zugriff auf archivierte E-Mails für Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit möglich.